Almacenamiento digital del Formulario 4473

Conozca cómo solicitar una variación sobre armas fuego para poder almacenar sus Formularios 4473 de manera electrónica. 

Como titular de licencia federal de arma de fuego, usted tiene varias opciones al momento de completar o ejecutar los Registros de Transacción de Armas de Fuego, o los Formularios 4473 de la ATF. La ATF proporciona un programa gratuito que puede descargarse que se llama eForm 4473 para ayudarle a completar los Formularios 4473 de manera rápida y fácil en su computadora.

En lugar de imprimir los Formularios 4473 completados, puede que quiera almacenarlos de manera electrónica. Para hacer eso, debe solicitar una variación a la ATF que cumpla con los estándares mínimos de almacenamiento digital.

Estándares mínimos

Los sistemas de almacenamiento digital para los Formularios 4473 deben cumplir ciertos requisitos mínimos para garantizar que cumplen con todas las reglas y regulaciones de la ATF, y que no interferirán con las inspecciones de verificación:

  1. Las transacciones deben completarse inicialmente usando un eForm 4473 y deben completarse totalmente en un entorno digital, de acuerdo con la Regla 2016-2 de la ATF (en inglés).
  2. Los Formularios 4473 deben guardarse en un formato inalterable. El Formulario 4473 original debe guardarse y no puede borrarse, enmendarse, reemplazarse ni alterarse de ninguna manera.
    • Si se encuentran errores en un Formulario 4473, se pueden realizar correcciones a una copia del Formulario 4473 original. Se debe adjuntar esta copia al Formulario 4473 original, preferentemente al final del Formulario 4473 original. Todos los cambios deben estar inicializados y fechados, y deben estar visibles en la copia corregida.
  3. El sistema debe hacer copias de seguridad de sus Formularios 4473 almacenados luego de completar la transacción. Si se suspende una transacción antes de completarla, el sistema debe guardar el Formulario 4473 parcialmente completado.
  4. Todos los formularios complementarios de una transacción (Ventas Múltiples de Armas Cortas, etc.) deben ser adjuntados de manera electrónica al final del Formulario 4473 para proporcionar continuidad y facilitar la revisión. 
  5. Los Formularios 4473 deben almacenarse por orden alfabético, orden cronológico (por disposición de fecha) u orden numérico (por número de serie de la transacción).
  6. Se debe crear un filtro o mecanismo digital para asegurarse de que los Formularios 4473 de las transacciones completadas se almacenen separadamente de los Formularios 4473 de las transacciones donde se inició la verificación de antecedentes pero la transacción no fue completada (por ejemplo, si el NICS rechazó la transacción).
    • Si se almacenan Formularios 4473 sin necesidad de conservación según el artículo 27 CFR 478.129(b), se debe crear un filtro o mecanismo digital para asegurarse de que estén separados de los Formularios 4473 que deben ser conservados (por ejemplo, cuando el cliente responde “sí” a una pregunta prohibitoria y la tienda suspende la transacción antes de la verificación del NICS).
  7. Usted debe tener acceso al Formulario 4473 y al Registro de Adquisiciones y Disposiciones (A&D, por sus siglas en inglés) relacionado de manera simultánea, o debe poder alternar entre ellos fácilmente.
  8. Debe permitirle a la ATF el acceso ininterrumpido al sistema para facilitar la inspección de verificación. Durante las inspecciones, la ATF debe poder acceder al sistema con permiso de “solo lectura”.
  9. Los Formularios 4473 deben ser clasificables durante las inspecciones de la ATF.
  10. Durante las inspecciones, debe poder marcar o apartar Formularios 4473 específicos para que la ATF pueda reservarlos para una revisión posterior.
  11. Debe poder imprimir los Formularios 4473 a pedido de la ATF.
  12. Si deja de hacer negocios, debe enviar sus Formularios 4473 de manera electrónica al Centro Nacional de Rastreo – Centro de Registros de Cierre de Negocios en un formato adecuado para imagen, como TIFF, JPEG, o PDF.
    • Para los formularios en formato PDF, debe asegurarse de apagar o desactivar el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR, por sus siglas en inglés).
    • Se deben presentar los formularios en un dispositivo multimedia portátil, como una unidad USB, un CD o DVD, y se los debe almacenar de acuerdo a la regulación (en orden alfabético, cronológico por disposición de fecha, o numérico por número de serie de la transacción).
    • La presentación de los Formularios 4473 electrónicos afecta al requisito vigente de la Regla 2016-1 de la ATF (en inglés) de enviar registros electrónicos de A&D en formato de texto.

Prepare su solicitud

Además de la información básica en la solicitud de variación, proporcione los siguientes datos de forma detallada:

  • El tipo de sistema de almacenamiento digital que utilizará
  • Cómo se archivarán los Formularios 4473 de manera electrónica
  • Cómo los investigadores de operaciones de la industria de la ATF pueden tener acceso y revisar los Formularios 4473 al llevar adelante una inspección de verificación (es decir, computador independiente, tableta, acceso web, etc.)
  • El formato de archivo de los Formularios 4473 almacenados, ya sea como documento de imagen o PDF

Recuerde que el método o procedimiento alternativo descrito en su solicitud de variación debe cumplir con las condiciones establecidas en el título 27 CFR 478.22

Envíe su solicitud

Envíe su solicitud de variación a la Sucursal de Programas para la Industria de las Armas de Fuego (FIPB, por sus siglas en inglés) por correo electrónico a FIPB@atf.gov. Puede enviar un correo electrónico o llamar a la FIPB al (202) 648-7190 para consultar por el estado de su solicitud.

Evaluación en el lugar y simulacro de inspección

Debido a que la mayoría de los sistemas de almacenamiento digital son únicos, la oficina local de la ATF deberá hacer una evaluación de su sistema en el lugar antes de poder aprobar su solicitud de variación. También es posible que realicen un simulacro de inspección de verificación para asegurarse de que su sistema pueda pasar inspecciones integrales en el futuro.
 

Esta página fue revisada: Mayo 4, 2021